Tipps für die Beschaffung digitaler Bildungslösungen

//Tipps für die Beschaffung digitaler Bildungslösungen

„Die größte Herausforderung ist, dass häufig ein Personenkreis mit der Vergabe von Aufträgen befasst ist, der sich nur bedingt mit der Materie auskennt“

Jan-Lars Bey ist bei Cassini Consulting, einer Management- und Technologieberatung mit weitreichender Erfahrung in der Digitalisierung, einer der Experte für den Public Sector.

Er unterstützt Behörden bei der Entwicklung, Vergabe und Einführung von komplexen IT-Projekten. Mit dem Netzwerk Digitale Bildung sprach der zweifache Vater über die Herausforderung bei Beschaffungsprojekten im öffentlichen Bereich – und gab konkrete Tipps zur Umsetzung.

Herr Bey, Sie haben zwei Kinder. Gehen diese in eine Schule mit Tablets, interaktiven Whiteboards und Co.?

Jan-Lars Bey: Nein, meine Kinder sind noch im Kindergarten und ich hoffe sehr, dass die Digitalisierung im Bildungsbereich ein gutes Stück vorangekommen ist, bis sie in die Schule kommen. Ich erinnere mich noch gut an die Berichte meines Teams aus dem Jahr 2016. Wir machen jedes Jahr in der Vorweihnachtszeit Charity-Projekte und ein Team war damals in einer Schule in Berlin-Wedding, um Kindern den Umgang mit digitalen Medien zu zeigen. Die Erfahrung war erschreckend und ermutigend zugleich. Erschreckend deshalb, weil die Kinder so wenig wussten und die Ausstattung so schlecht war – ermutigend aber, weil nach kurzer Zeit schon erste Erfolge sichtbar wurden. Plötzlich sagte Kinder „Mathe kann ja Spaß machen“ – und das nur, weil sie mit einer App einen anderen Zugang zu dem sonst so ungeliebten Fach gefunden haben.

Änderung ist in Sicht, auch weil etliche Bundesländer und auch der Bund erhebliche Fördergelder für die Digitalisierung, auch an Schulen, bereitstellen oder zumindest ankündigen …

Bey: Der Freistaat Bayern hat beispielsweise seinen Masterplan „Bayern Digital II“ aufgelegt und möchte bis 2022 drei Milliarden Euro investieren, ein Teil davon ist für die Förderung von digitalen Bildungsinitiativen vorgesehen. In anderen Bundesländern gibt es ähnliche Initiativen, Digitalisierung ist ein großes und auch wichtiges Thema.

Die Fördergelder alleine reichen allerdings nicht aus, sie müssen erst angefordert und dann auch richtig investiert werden. Und die Beschaffung ist im öffentlichen Bereich deutlich komplexer als in der Privatwirtschaft. Welche Herausforderungen sehen Sie bei der Beschaffung von IT-Infrastruktur im Public Sector und insbesondere bei digitalen Bildungslösungen?

Bey: Die größte Herausforderung ist, dass häufig ein Personenkreis mit der Vergabe von Aufträgen befasst ist, der sich nur bedingt mit der Materie auskennt. Das ist auch verständlich, denn die Vergabestellen sind verantwortlich für eine bunte Mischung von Projekten und nicht nur für die Anschaffung von beispielsweise IT-Infrastruktur für digitale Schulen. Die Vergabestellen sind Experten im Vergabehandwerk, und das ist auch wichtig, damit das Projekt rechtskonform durchgeführt wird.

Die Anforderungen für die Ausschreibungen kommen aber von den Fachabteilungen, und die müssten sich doch eigentlich auskennen …

Bey: Nur bedingt, es kommt beispielsweise vor, dass ein Bedarf nicht eindeutig formuliert wurde. Wenn die Vergabestelle dann daraus eine Ausschreibung macht, so lässt diese Spielraum für Interpretation und häufig kommt es dann dazu, dass bei Projekten nach der Vergabe noch nachgebessert werden muss. Dieses Dilemma lässt sich nur lösen, wenn die Ausschreibung von einem Experten verfasst wurde, der sehr tief mit der Materie vertraut ist.

Häufig werden aber Experten für eine Vergabe hinzugezogen, und dennoch ist die Umsetzung schwierig …

Bey: Das liegt vor allem daran dass der Aufwand für die Vergabe unterschätzt wird. Eine gut gemachte Vergabe braucht Zeit und Ruhe, und beides ist häufig nicht gegeben. Oft erhalten wir Anfragen, die am besten gestern schon erledigt sein sollten, um es überspitzt zu formulieren. Selbst externe Experten haben oft nicht die Zeit, ein Thema wirklich zu durchdringen. Das klingt jetzt banal, aber jede Minute, die man in die Ausschreibung investiert, spart bei der Umsetzung Zeit und auch Geld. Das gilt nicht unbedingt für Standardprodukte, aber sicherlich für komplexere Lösungen.

Wie ließe sich dieses Dilemma lösen?

Bey: Der Königsweg wäre sicherlich, wenn alle Beteiligten – die Fachabteilung, die Vergabestelle und auch ein externer Berater – von Anfang an ein Projekt gemeinsam planen würden. Nur dann können Projekte ganzheitlich betrachtet werden, und nur so sind sie auch nachhaltig. Denn nur so können auch die Bedarfe der Zukunft schon mit eingerechnet werden. Von der ersten Vision bis zur konkreten Planung sollten alle Beteiligten mit im Boot sein. Und im Zweifel ist es immer besser, sich externe Expertise ins Projekt zu holen.

Das sind die häufigsten Gründe für das Scheitern von Beschaffungsprojekten

  • Mangelnde Kommunikation zwischen den Beteiligten
  • Unklare Definition durch den Fachbereich
  • Mangelnde Ressourcen
  • Fehlende Kenntnis in Leitung und Fachbereich von Vergabezusammenhängen und Auswirkungen

Das wünschen sich die Vergabestellen

  • Zeitnahe Info und Vorlaufzeit um sich entsprechend auseinander setzen zu können
  • Gute kompetente Aufbereitung der Leistungsbeschreibung vom Bedarfsträger
  • Ressourcenplanung/Personal, um Prioritäten setzen zu können
  • Übergreifender Dialog aller Beteiligten
  • Praxisgerechte Kommunikationskonzepte

So hilft Netzwerk Digitale Bildung bei der Planung und Beschaffung

Das „Netzwerk Digitale Bildung: Zukunft. Lernen!“ vermittelt Informationen, ermöglich den Austausch und schafft Orientierung über die jeweils aktuellen und relevanten Entwicklungen im Bereich Digitalisierung und Bildung. Es greift zentrale Debatten auf und ordnet sie ein. Das Netzwerk richtet sich mit seinem Angebot an Praktiker, Theoretiker und Entscheider. Interessierte, die in Schulen, Hochschulen, Politik und Wirtschaft mit dem Thema Digitale Bildung beschäftigt sind, finden neben Informationen auch Checklisten, Hinweise und Best-Practice-Beispiele. Mit der Community für Experten stellt das Netzwerk Digitale Bildung relevante Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner aus verschiedenen Bereichen vor und präsentiert ihre Beiträge. Das Netzwerk Digitale Bildung wird von verschiedenen Partnern aus der Wirtschaft gefördert. Unabhängige Kooperationspartner entwickeln die Inhalte für die Plattform. Das Netzwerk steht für weitere Förderer und Kooperationspartner offen. www.netzwerk-digitale-bildung.de

Konkrete Hilfestellung und Problemlösung

Der Beschaffungsleitfaden ist dabei ein erster Schritt für die Entwicklung des Digitalisierungskonzeptes. Die vielen praktischen Beispiele bieten eine erste Orientierungshilfe und geben Anregungen für neue Wege im Schulalltag. Interessierte können das Buch über die Website des Netzwerk Digitale Bildung bestellen. Dort gibt es auch eine PDF-Version des „Wegweiser Digitale Bildungslösungen“ zum Download. Beide Publikationen sind natürlich kostenfrei erhältlich.
Ergänzend dazu bietet das Netzwerk Digitale Bildung kostenlose Workshops für Schulen und Entscheider in den Behörden an. Erfahrene Botschafter für die Beschaffung, die bereits etliche Projekte rund um den Collaborative Classroom umgesetzt haben, leiten diese Workshops. Bei Bedarf organisiert das Netzwerk diese Workshops auch für Arbeitsgruppen oder Gruppen von Verantwortlichen vor Ort und entwickeln passgenaue, individuelle Konzepte. Weiterführende Workshops sorgen zudem für nachhaltigen Erfolg des digitalen Klassenzimmers an Bildungseinrichtungen und zeigen neue Trends und Entwicklungen.

Kontakt

Netzwerk Digitale Bildung
Projektbüro c/o Häusler KG
Im Steingerüst 10 · 76437 Rastatt
Tel.: 07222/9087-0
Mail: info@netzwerk-digitale-bildung.de
Web: www.netzwerk-digitale-bildung.de

2018-09-25T10:26:49+00:00